Présentation de l'application du Carnet de Route de DIOGENES
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Ce document décrit l’application Carnet de Route 3.0 et ses concepts clés.
L’application Carnet de Route 3.0 (CdR 3.0) est conçue pour aider les travailleurs de rue et les travailleurs sociaux à enregistrer et à gérer leurs activités auprès des habitants dans le cadre de divers projets. Elle vise à centraliser les données et à les rendre accessibles aux utilisateurs en fonction de leurs rôles et missions.
Voici les principaux objectifs de l’application :
L’application offre une vue d’ensemble de l’activité des travailleurs, en suivant les interactions et en organisant les activités de soutien, tout en assurant que toutes les données pertinentes soient accessibles aux utilisateurs en fonction de leurs rôles.
Cette section décrit les différents concepts qui composent l’application. Il ne s’agit pas d’une liste exhaustive. Merci de vous reporter à la documentation d’aide pour l’utilisation de l’application ou à la documentation de développement pour obtenir plus de détails sur le volet technique.
Dans l’application, un habitant représente une personne qui est rencontrée ou qui reçoit de l’aide dans le cadre de différents projets. Voici quelques points clés concernant le concept d’habitant :
En résumé, l’habitant est la pierre angulaire de l’application, permettant de suivre et de gérer les interactions liées à chaque individu. Des modules peuvent être ajoutés pour étendre les profils des habitants avec des champs ou des fonctionnalités spécialisées. Par exemple, il peut y avoir un module pour suivre les activités liées à la santé ou au logement.
Dans l’application, un projet est un cadre dans lequel les utilisateurs organisent les activités. Voici les aspects clés concernant le concept de projet :
Un projet sert de cadre pour organiser les activités et les interactions avec les habitants, permettant aux utilisateurs de gérer et de suivre le parcours. Les projets permettent de suivre un résumé et l’historique des activités et personnalisent l’interface et les modules.
Le fonctionnement sous forme de modules permet au Carnet de Route de s’adapter en fonction de l’usage de chaque organisation et de chaque projet au sein d’une organisation. Les modules peuvent être attachés aux habitants, aux activités ou à l’application pour étendre les possibilités comme, par exemple : un module Housing First lié à l’habitant, un module lié aux activités pour collecter certaines informations spécifiques ou encore à l’application pour permettre une visualisation des données.
Les modules sont activés en fonction des projets de l’utilisateur, ce qui permet de simplifier l’interface et de séparer ou partager des informations entre utilisateurs de différents projets.
Les activités permettent d’enregistrer les interactions avec ou pour les habitants, mais également d’autres types d’activités telles que des observations, concertations ou activités de groupes. Elles contiennent notamment les informations suivantes : date de l’activité, habitant(s) lié(s), lieu(x), organisation(s), projet, notes…
Le formulaire permettant les ajouts et modifications d’activités est conçu de manière à être le plus aisé possible à compléter : il s’adapte en fonction de l’utilisateur, de ses projets, du type d’activité choisi et propose des suggestions liées à l’utilisateur, mais également à l’habitant concerné.
Les utilisateurs sont les personnes qui accèdent à l’application. Un rôle leur est attribué (Basic, Power ou Admin). Tous les utilisateurs font partie d’un ou plusieurs projets qui déterminent les modules qui leur seront accessibles. Ils peuvent personnaliser la langue d’affichage et leur interface en fonction de leurs besoins. Les utilisateurs Power peuvent gérer les utilisateurs de leurs projets et accéder aux panneaux de contrôle du projet. Les utilisateurs Admin peuvent gérer l’application de manière globale et modifier les paramètres de l’application.
L’application embarque plusieurs types de ressources qui sont utilisées couramment :
Ces ressources peuvent être modifiées et adaptées en fonction des besoins des utilisateurs.
Le respect de la vie privée, du secret professionnel et du règlement général sur la protection des données (RGPD) fait partie intégrante de la conception de l’application. Une combinaison de bonnes pratiques, d’outils techniques et de concepts permet de minimiser les risques liés à la gestion de données personnelles :
L’interface utilisateur de l’application est conçue avec une approche “mobile-first”, visant à assurer une utilisation facile et rapide. Cette conception est particulièrement adaptée aux travailleurs de rue, en tenant compte des environnements difficiles et des ressources limitées.
Bien que l’application soit pensée pour les appareils mobiles, elle est également accessible sur ordinateur via un navigateur web. Cette adaptation permet aux utilisateurs de bénéficier d’une expérience cohérente sur les deux plateformes, tout en offrant des fonctionnalités supplémentaires pour la gestion de projet et la création de rapports sur la version bureau.
Une attention particulière est accordée à la réduction du nombre de clics et d’interactions nécessaires pour rechercher, visualiser les informations et en ajouter/modifier.
L’application est personnalisable en fonction de l’organisation. Ainsi, chaque instance (copie) peut adapter les paramètres suivants :
Les notes peuvent être déposées par les utilisateurs et partagées avec d’autres travailleurs appartenant au même projet. Elles peuvent être liées à des activités, des habitants, des organisations…
Un système d’enregistrement des demandes (appels téléphoniques, emails) permet de gérer et d’effectuer le suivi nécessaire. Il permet d’utiliser les autres ressources (habitants, organisations, lieux, …) pour aider les travailleurs à y apporter le suivi approprié.
L’application propose aux utilisateurs un aperçu de son travail et de son activité au sein du Carnet de Route. Les responsables de projets peuvent accéder à un récapitulatif des habitants et des activités au sein des projets. Un tableau de bord général permet également un aperçu statistique des données du Carnet de Route pour une utilisation quotidienne.
Les données peuvent également être exportée sous forme de tableaux (CSV) qui contiennent les données anonymisées ou pseudo-anonymisées pour pouvoir être analysées plus en profondeur.
Un accès direct aux tableaux anonymisés est également possible via la base de données, il est alors possible de connecter ces tableaux à des outils d’analyse et de visualisation tels que Looker Studio, Infogram, Tableau ou Power BI.
Ce module permettrait à l’équipe de communiquer en interne sur des actualités directement liées à l’organisation afin de diminuer les emails à caractère informatif.
Ce module permettrait de converser avec un LLM (IA type chatbot), connaissant la structure des données du Carnet de Route, il permettrait de composer une requête sur le base de donnée qui repondrait à la question de l’utilisateur ainsi aucune donnée personnelle ne serait échangée.
Cette intégraton permettrait aux utilisateurs d’exporter/afficher les activités encodées dans le Carnet de Route directement dans leur agenda numérique et inversément d’importer son agenda afin de le convertir en activités.
Un système de notification par email est intégré au Carnet de Route, mais il pourrait être intéressant d’ajouter des modes de notification différents et adaptés aux usages : sur le téléphone, par SMS, par Whatsapp/Signal…
La version 3.0 est en cours de développement et n’est pas encore disponible. Vous pouvez prendre contact avec nous pour obtenir des informations et un aperçu de notre application en version 2.0.
Pour toute demande ou question relative à l’application Carnet de Route, merci de prendre contact via it@diogenes.brussels